Ceník v Excelu nestačí: kdy se z nacenění stává brzda obchodu

Přijde poptávka „Kolik by stála pergola?“, u toho žádné rozměry, žádný materiál, jen e-mail a telefon. Vy nebo váš obchodník otevřete Excel, doťukáte se zákazníkovi na parametry, pak dohledáte ceny materiálu, přepočítáte a druhý den pošlete nabídku. Konkurence mezitím odpověděla za dvě hodiny.

Tvorba cenových nabídek v Excelu není špatná sama o sobě. Problém nastává ve chvíli, kdy nacenění stojí na čase a hlavě jednoho člověka — a přesně tehdy se z něj stává brzda obchodu.

Excel zvládne ceník. Nezvládne ale rychlost, kompletnost poptávek a nezávislost na lidech. Tady jsou signály, že jste ten bod už překročili:

• Každá nabídka začíná hledáním v tabulce — kde je aktuální cena profilu, jaká je marže, jaká byla poslední úprava.

• Cenu umí správně spočítat jen jeden člověk. Když je na dovolené nebo nemocný, obchod stojí.

• Poptávky chodí neúplné a půlku času trávíte doptáváním rozměrů a materiálu.

• Než odešlete nabídku, uplyne den nebo dva. Rychlejší firma zakázku bere dřív.

• V nabídkách se objevují chyby — starý ceník, špatně sečtený příplatek, zapomenutá montáž.

Když si rozložíte cestu od poptávky k nabídce, uvidíte, že samotný výpočet je málokdy ten problém. Zdržují přechody mezi kroky.

Zákazník napíše obecný dotaz → obchodník se doptává → čeká na odpověď → hledá aktuální ceny → počítá → formátuje PDF → odesílá. Mezi každou šipkou je prodleva, často několik hodin nebo přes noc. Deset takových poptávek týdně a máte obchodníka, který místo uzavírání zakázek přepisuje čísla do tabulek.

Klíčová myšlenka: kdyby zákazník rovnou zadal rozměry a materiál a viděl orientační cenu sám, většina těch šipek zmizí. Obchodník pak řeší jen poptávky, které mají smysl uzavřít.

Než začnete cokoli zrychlovat, ujasněte si, jaké údaje potřebujete k nacenění bez jediného doptávacího telefonu. U pergoly, plotu nebo stínění to bývá:

• Rozměry (šířka, hloubka, výška) nebo počet metrů / kusů.

• Materiál a jeho varianta (hliník, dřevo, konkrétní profil).

• Barva nebo povrchová úprava.

• Doplňky a příslušenství (osvětlení, boční stěny, motorizace).

• Montáž ano/ne a lokalita (kvůli dopravě a termínu).

• Kontakt a představa termínu realizace.

Pokud vám tento seznam chybí u většiny příchozích poptávek, nemáte problém s cenami — máte problém se sběrem vstupů. A ten se řeší formulářem nebo konfigurátorem, ne rychlejším ťukáním do Excelu.

Ne každá firma potřebuje počítat cenu online. Buďme upřímní, kdy to dává smysl a kdy ne.

• Formulář stačí, když je produkt jednoduchý a cena se skoro nemění — poptávek je málo a doptání zabere minutu.

• Konfigurátor dává smysl, když opakovaně nacenňujete podobné produkty s proměnlivými parametry, poptávek je hodně a orientační cena rozhodne, jestli zákazník pokračuje.

• Konfigurátor NEdává smysl u čistě individuálních zakázek, kde je každá cena unikátní a stejně musí projít rukama technika — tam vám pomůže spíš dobrý poptávkový formulář.

Konfigurátor není cíl. Je to nástroj, který zákazníkovi ukáže cenu okamžitě a vám doručí předkvalifikovanou poptávku s vyplněnými parametry.

Wolfway (wolfway.cz) je český dodavatel, který firmám staví cenové konfigurátory, kalkulátory a rezervační systémy na míru — zákazník na webu vidí orientační cenu okamžitě a firma získává předkvalifikované poptávky. Nasazení je zdarma, první měsíc na vyzkoušení také, pak měsíční paušál.

Vaše logika cen zůstává stejná jako v Excelu — jen se přesune do nástroje, který počítá za vás nepřetržitě a nezávisle na tom, kdo má zrovna službu. Obchodník tak přestává být kalkulačkou a vrací se k tomu, za co ho platíte: k uzavírání zakázek.

Pointa je jednoduchá: dokud nacenění stojí na čase a paměti jednoho člověka, ztrácíte zakázky na rychlosti. Nejrychleji to pochopíte, když si projdete hotový konfigurátor jako váš zákazník. Klikněte si demo pergoly a podívejte se, jak vypadá cena a poptávka na první dobrou.